Einstellung von Mitarbeitern in Frankreich: Leitfaden

Einen Arbeitnehmer in Frankreich einzustellen, was z.B. für den Vertrieb in Frankreich oft vorkommt, wird für deutsche Unternehmen, gerade bei der Zunahme des Homeoffices, immer üblicher. Aber welche Rechte gelten für den Arbeitsvertrag des Arbeitnehmers, der in Frankreich für ein deutsches Unternehmen arbeitet? Welchem Sozialversicherungsträger gehört der Arbeitnehmer an? Welchen Steuern unterliegt der Arbeitnehmer?

Dieser Artikel beleuchtet genau diese Fragen aus der Sicht eines deutschen Arbeitgebers. Er behandelt die rechtlichen, sozialen und steuerlichen Aspekte einer solchen grenzüberschreitenden Situation und bietet praktische Tipps zu Ihren Rechten.

Rechtlicher Rahmen bei Direkteinstellung eines Arbeitnehmers in Frankreich

Es ist möglich und gesetzeskonform, einen Arbeitnehmer in Frankreich über einen herkömmlichen Arbeitsvertrag einzustellen oder aber einen deutschen Arbeitnehmer nach Frankreich zu entsenden. Viele deutsche Unternehmen stellen Mitarbeiter ein, die von Frankreich aus arbeiten, um auf dem französischen Markt Fuß zu fassen.

In diesem Fall sollte der Arbeitgeber bestimmte Regeln beachten, auf die wir später noch näher eingehen werden:

1. Das Prinzip zum Ort der Arbeitsausführung: Ein Arbeitnehmer, der von Frankreich aus arbeitet, unterliegt zwangsläufig gewissen Bestimmungen des französischen Arbeitsrechts soweit die französischen Gesetze mehr Schutz bieten als das deutsche Recht, insbesondere in Bezug auf das Kündigungsverfahren, die Arbeitszeit oder auch den Mindestlohn;
2. Die Pflichten des deutschen Arbeitgebers: Der Arbeitgeber muss, obwohl er in Deutschland ansässig ist, auch bestimmten französischen Pflichten nachkommen, unter anderem, die Anmeldung beim französischen Sozialversicherungsträger (außer im Falle einer vorübergehenden Entsendung, die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen und die Einhaltung der Arbeitnehmerrechte;
3. Telearbeit im Hinblick auf die europäische Regelung: Wenn ein Arbeitnehmer von Frankreich aus für ein deutsches Unternehmen im Homeoffice arbeitet, gelten die europäischen Vorschriften, insbesondere die EG-Verordnung Nr. 883/2004. Dieser Rahmen gewährleistet die Koordinierung der Systeme zur sozialen Sicherheit zwischen den beiden Ländern, um doppelten Beitritt oder hingegen Deckungslücken zu vermeiden.

Muss man in Frankreich eine Niederlassung haben?

Der deutsche Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, eine Niederlassung bzw. eine Tochtergesellschaft in Frankreich zu gründen.

Ein deutscher Arbeitgeber, der einen Arbeitnehmer in Frankreich einstellt, hat zwei Möglichkeiten:

• entweder er hat bereits oder in Verbindung mit dieser Einstellung beschlossen, eine Zweitniederlassung oder sogar eine Tochtergesellschaft in Frankreich zu gründen und diese im Handelsregister einzutragen;
• oder er möchte keine Niederlassung in Frankreich gründen und erhält lediglich eine SIRET-Nummer. Alle ausländischen Unternehmen ohne offizielle Zweitniederlassung in Frankreich sind vom französischen Sozialversicherungssystem der Urssaf d’Alsace abhängig.

In jedem Fall ist es für den deutschen Arbeitgeber immer ratsam, sich an eine (idealerweise deutsch-französische) Lohnbuchhaltungsbüro zu wenden, damit noch vor der Einstellung die Registrierung auf der Website die Anmeldung bei der Urssaf für die Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge und -abgaben und die Voranmeldung von der Lohnbuchhaltungsbüro durchgeführt werden kann. Der ausländische Arbeitgeber muss in der Tat jeden Monat die personenbezogen Online-Meldung zu den Sozialangaben durchführen, (auf frz. DSN = Déclaration sociale nominative), um die monatlichen Beiträge genau zu berechnen.

Tipp: Diese Dienstleister gehen üblicherweise davon aus, dass der Arbeitgeber das französische System bereits kennt. Bei den preiswerten Dienstleistern sind Erklärungen und Hinweise also nicht in den Tarifen enthalten. Aus diesem Grund ist zu empfehlen, die Wahl dieses Büros nicht im Hinblick auf die günstigsten Tarife zu treffen. Ungenügend Verständnis kann für den deutschen Arbeitgeber verheerende Folgen haben: Er wird z. B. nicht darüber aufgeklärt, wie Krankmeldungen zu handhaben sind, und riskiert, dass er die Lohnfortzahlung einstellt. In Deutschland ist das völlig legal, in Frankreich jedoch absolut rechtswidrig.

Welche sozialen und steuerlichen Verpflichtungen gibt es ?

• Sozialversicherungsbeiträge: Als deutscher Arbeitgeber, der einen französischen Arbeitnehmer einstellt, der von Frankreich aus arbeitet, ist man grundsätzlich verpflichtet, die französischen Sozialversicherungsbeiträge und -abgaben zu zahlen. Gemäß der EU-Verordnung 883/2004 unterliegt ein Arbeitnehmer, der eine unselbstständige Tätigkeit ausübt, den Rechtsvorschriften des Mitgliedstaates, in dem die Tätigkeit ausgeübt wird bzw. der Ort des Arbeitsplatzes liegt. Wenn der Arbeitnehmer also von Frankreich aus arbeitet, unterliegt er der französischen Sozialversicherung und die Sozialbeiträge von Arbeitgebern und Arbeitnehmern werden an den öffentlichen Verwaltungsträger URSSAF abgeführt.
• Wenn der Arbeitnehmer in Frankreich einkommensteuerpflichtig ist, wird die Einkommensteuer im Wege der französischen Lohnsteuer vom Arbeitgeber einbehaten. Mehr zum französishen Steuerrecht hier.
• Was den Arbeitgeber betrifft, so kann dieser in Frankreich körperschaftsteuerpflichtig sein, wenn er eine steuerliche Betriebsstätte hält.

Die steuerliche“Betriebsstätte“ ist im Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Frankreich und Deutschland als feste Geschäftseinrichtung, in der das Unternehmen seine Tätigkeit ganz oder teilweise ausübt definiert.

Die gewöhnliche Ausübung einer Tätigkeit in Frankreich ist grundsätzlich durch einen von den nachfolgenden zwei Kriterien gekennzeichnet:

• Der Betrieb einer Einrichtung in Frankreich;
• Die Durchführung von Geschäften in Frankreich durch einen abhängigen Vertreter.

Welcher Verwaltungsaufwand fällt vor der Einstellung an?

Unabhängig davon, ob der Arbeitgeber beschließt, eine Niederlassung in Frankreich zu gründen oder nicht, ist es notwendig, sich:

• auf der Website
• bei der URSSAF

anzumelden, um die Sozialbeiträge und -abgaben zu entrichten, und vor der Einstellung eine Erklärung abzugeben.

Außerdem wird die französische Verwaltung bei der Anmeldung einen „NAF“-Code vergeben, anhand dessen der anwendbare Tarifvertrag ermittelt werden kann. Es wird nämlich im Tarifvertrag festgelegt, welche Krankenkasse und ggf. auch Vorsorgeeinrichtung man beitreten muss.

Muss man einen Arbeitsvertrag nach französischem oder deutschem Recht abschließen?

Dies geht aus den Artikeln 3 und 8 der europäischen Rom-1-Verordnung hervor: Artikel 3 sieht vor, dass Arbeitnehmer und Arbeitgeber zwar das anwendbare Recht (französisches oder deutsches Recht) wählen können, was aber in Artikel 8 abgeschwächt wird, in dem heißt, dass trotz des von den Parteien gewählten Rechts dem Arbeitnehmer nicht der Schutz entzogen werden darf, der durch die vorrangigen Bestimmungen gewährleistet wird, die innerhalb des Landes gelten, in dem der Arbeitnehmer seine Tätigkeit tatsächlich ausübt.

Das bedeutet, dass ab dem Zeitpunkt, an dem der Arbeitnehmer in Frankreich arbeitet, bestimmte lokale Vorschriften Vorrang haben. Es wird daher empfohlen, stattdessen einen französischen Arbeitsvertrag zu unterzeichnen, der vollständig dem französischen Arbeitsrecht unterliegt, um zu vermeiden, dass ein „Flickenteppich“-Vertrag entsteht, der in seiner Anwendung unhandlich wird.

Hier sind beispielhaft einige Regeln des französischen Rechts, die vorrangig gelten:

Mindestlohn (SMIC):

• Der Arbeitnehmer muss den in Frankreich geltenden gesetzlichen Mindestlohn oder den im anwendbaren Tarifvertrag festgelegten tariflichen Mindestlohn erhalten.

Gesetzliche Arbeitszeit:

• Die wöchentliche Arbeitszeit ist in Frankreich grundsätzlich auf 35 Stunden begrenzt, und es gelten die Regeln für Überstunden.

Bezahlter Urlaub: 

• Der Arbeitnehmer hat gemäß der französischen Gesetzgebung Anspruch auf mindestens fünf Wochen bezahlten Urlaub pro Jahr.

Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz:

• Die Arbeitsbedingungen, die Vorbeugung von Berufsrisiken und die der arbeitsmedizinischen Untersuchungen müssen entsprechend den französischen Normen eingehalten werden.

Beendigung des Arbeitsvertrags:

Gleichberechtigung und Nichtdiskriminierung

• Die französischen Gesetze gegen Diskriminierung und zur Förderung der Gleichberechtigung am Arbeitsplatz gelten auch, wenn der Vertrag unter nach deutschem Recht abgefasst wurde.

Welche Auswirkungen hat die Nichteinhaltung des französischen Rechts ?

Das französische Recht schützt den Arbeitnehmer recht gut und wenn der deutsche Arbeitgeber die vorrangigen Vorschriften des französischen Rechts nicht einhält, kann der Arbeitnehmer sich an den Conseil de prud’hommes (Bezeichnung der Arbeitsgerichte in Frankreich) wenden und z. B. die Auszahlung seiner Überstunden oder anlässlich einer Kündigungsschutzklage die Auszahlung einer Abfindung (nach der sog. Macron-Tabelle) für eine unbegründete Kündigung beantragen. Ebenso wird der Arbeitgeber zur Zahlung der Lohndifferenz verurteilt, wenn der französische Mindestlohn nicht eingehalten wurde. Die Nicht-Einhaltung der französischen Vorschriften kann für den Arbeitnehmer also schnell sehr teuer werden.

Mit welchen Kosten muss man mit einem Mitarbeiter rechnen?

Mit den folgenden Hauptkosten ist zu rechnen:

1. Der französische SMIC gilt für alle Arbeitnehmer, die von Frankreich aus arbeiten. Lohn und Gehalt im weiteren Sinne gehören zu den vorrangigen Bestimmungen des französischen Rechts, die unabhängig von der Wahl des anwendbaren Rechts gelten. Derzeit beträgt der SMIC 1801,80 Euro brutto pro Monat. Beachten Sie: Wenn der richtige Tarifvertrag einen höheren Mindestlohn als den SMIC vorsieht, ist dieser anzuwenden. Einige Tarifverträge sehen auch Prämien vor, z. B. Prämien für die Dauer der Betriebszugehörigkeit. Man muss also sehr genau auf den Inhalt des für die Tätigkeit geltenden Tarifvertrags achten.
2. Der Arbeitgeber trägt in Frankreich zwischen 40 % und 45 % des Bruttolohn als Sozialversicherungsbeiträge. Die Hälfte der Zusatzkrankenversicherungsbeiträge ist ebenfalls vom Arbeitgeber zu entrichten.
3. Je nach Arbeitszeitmodell müssen dem Arbeitnehmer auch Überstundenzuschläge gezahlt werden, wenn Überstunden geleistet werden. Es muss nämlich zwischen der gesetzlichen Arbeitszeit nach französischem Recht, sprich 35 Stunden pro Woche, oder der 39-Stunden-Woche (35 Stunden plus 4 bezahlte und erhöhte Überstunden oder Ausgleich durch Freizeitausgleich) oder der jährlichen Tagespauschale gewählt werden. Letztere sieht maximal 218 Arbeitstage pro Jahr mit einer Anzahl von Ruhetagen vor, die zusätzlich zum gesetzlichen bezahlten Urlaub gewährt werden, wobei jedoch nicht genommene Ruhetage vergütet werden.
4. Der von dem Arbeitgeber gekaufte Geschäftswagen kann unter Umständen zum Teil als nicht abziehbare Betriebsausgabe in den Gewinn integriert werden, was zu einer Körperschaftsteuerbelastung führt.
5. Die Bürokosten sind noch zu berücksichtigen. (Näheres hierzu weiter unten im Artikel)

Wie verwaltet man die Sozialversicherungs- und Steuererklärungen ?

Ein Arbeitnehmer, der in Frankreich arbeitet, unterliegt zwingend dem französischen Sozialsystem. Aus diesem Grund ist es nahezu unerlässlich, sich von einem deutsch-französische Lohnbuchhaltungsbüro unterstützen zu lassen, das die Gehaltsabrechnungen erstellt und jeden Monat die personenbezogenen Online-Sozialmeldungen (DSN) bei der Urssaf vornimmt, die dann die Sozialbeiträge einzieht. Die Sozialversicherungsbeiträge sowie die Einkommensteuer werden direkt auf der Gehaltsabrechnung des Arbeitnehmers abgerechnet. Der Einkommenssteuersatz des Arbeitnehmers hängt von seinem Gehalt ab.

Welche Versicherungsträger sind für einen ausländischen Arbeitgeber in Frankreich obligatorisch?

Durch die Zahlung von Sozialversicherungsbeiträgen beteiligt sich der Arbeitgeber an der Finanzierung der Krankenversicherung, der Arbeitslosenversicherung, der Rentenversicherung sowie der Familienkasse.

Welche Regeln gelten bei in Frankreich ansässigen Arbeitnehmern in Telearbeit?

• Wenn der Arbeitnehmer von zu Hause aus arbeitet und ihm keine Büroräume zur Verfügung gestellt werden, dann hat er Anspruch auf die Erstattung der mit dem Homeoffice verbundenen beruflichen Kosten (Strom, WLAN usw.), aber auch auf eine Pauschal-Entschädigung für die Nutzung des Arbeitsplatzes zu Hause. Der Arbeitnehmer, der Telearbeit leistet, hat vorrangig Zugang zu einem Arbeitsplatz in den Räumlichkeiten des Unternehmens und genießt die gleichen Rechte wie die Arbeitnehmer, die in den Räumlichkeiten arbeiten. Die Wohnung des Arbeitnehmers darf in Bezug auf Konformität und insbesondere auf Sicherheitsvorschriften inspiziert werde.
• Wenn der Arbeitnehmer in einem von der Gesellschaft zur Verfügung gestellten Büro arbeitet, hat er keinen Anspruch auf diese Zulagen.

In beiden Fällen müssen Sie als Arbeitgeber die für die Ausführung der Arbeit erforderliche Ausrüstung (Telefon, Computer, u. W.) zur Verfügung stellen.

Alle anderen Regeln, die für Arbeitnehmer deutscher Unternehmen gelten, die in Frankreich arbeiten, gelten unberührt davon, ob der Arbeitnehmer im Telearbeitsverhältnis steht oder nicht.

Welche rechtlichen Risiken bestehen?

Bei Nichteinhaltung der vorrangigen Vorschriften des französischen Rechts kann der Arbeitnehmer vor dem Arbeitsgericht klagen und vom Arbeitgeber die Zahlung von einer Abfindung und eventuelle Lohnrückstände etc. einfordern.

Gibt es steuerliche oder soziale Vorteile bei dieser Einstellung?

Insgesamt kann es für ein deutsches Unternehmen teurer sein, einen Arbeitnehmer in Frankreich einzustellen, vor allem wegen der hohen Sozialversicherungsbeiträge, auch wenn die Grundgehälter in Frankreich oft niedriger sind als in Deutschland und die französischen Arbeitnehmer generell weniger anspruchsvoll sind, was die Art des Dienstwagens betrifft. Eine Einstellung in Frankreich kann ihm aber auch den Eintritt dem französischen Markt gewähren, ein Faktor, der nicht zu vernachlässigen ist.

Um zu vermeiden, dass Sie zusätzliche Körperschaftsteuer zahlen müssen, sollten Sie prüfen, ob eine Betriebsstätte vorhanden ist oder nicht.

Diese finanziellen Aspekte sollten aber die Vorteile einer Einstellung in Frankreich nicht vergessen lassen: Der französische junge Arbeitsmarkt viele Einstellungsmöglichkeiten, gerade wenn der deutsche Arbeitgeber keine Kandidaten in Deutschland findet.

Wie kann man eine erfolgreiche Einstellung in Frankreich erreichen?

Wenn Sie die Einstellung eines französischen Arbeitnehmers beabsichtigen, ist es ideal, einen Kandidaten zu finden, der die deutsche Sprache beherrscht, sich für Deutschland interessiert und vielleicht sogar Erfahrungen im deutsch-französischen Bereich gesammelt hat. So können Sie sicher sein, dass sich der Arbeitnehmer, auch wenn er nach französischem Arbeitsrecht eingestellt ist, an das deutsche Unternehmensleben und die deutsche Arbeitskultur anpassen wird.

Kandidaten könnten sich von der deutschen Kultur angezogen fühlen, in der häufig die Qualität der Arbeit, Organisation, Selbstständigkeit und Termintreue im Vordergrund stehen.

Hat der Mitarbeiter bislang keinen Bezug zu Deutschland, passt aber dennoch gut zum deutschen Unternehmen, ist es entscheidend, dass der gesamte Einstellungsprozess professionell und nach den in Frankreich üblichen Standards abläuft. Andernfalls könnte der Kandidat schnell Zweifel oder Misstrauen entwickeln.

Auch während der Zusammenarbeit ist Vorsicht geboten: Werden beispielsweise Spesen falsch abgerechnet oder ihm zustehende Vorteile nicht gewährt, könnte er die Bindung zum deutschen Unternehmen infrage stellen.

Auch die Unterstützung durch eine deutsch-französische Anwaltskanzlei , die beide Kulturen kennt und beide Rechtssysteme beherrscht, ist sehr hilfreich.

Was ist der Unterschied zwischen einem Arbeitnehmer und einem Selbstständigen?

Der Arbeitnehmer hat einen Arbeitsvertrag mit dem Arbeitgeber, ist durch ein Unterordnungsverhältnis gebunden und erhält als Gegenleistung für seine Arbeit eine Vergütung. Der Arbeitgeber kann Weisungen erteilen, Sanktionen gegen ihn verhängen und die Erfüllung des Arbeitsvertrags kontrollieren.

Im Gegensatz dazu arbeitet der Selbstständige auf eigene Rechnung und ist in der Verwaltung seiner Tätigkeit autonom. Er hat keinen Arbeitsvertrag. Es soll vermieden werden, einen Mitarbeiter als free lancer einzustellen, wenn man weiß, dass er eigentlich den Weisungen der deutschen Gesellschaft unterliegen wird. Es besteht das Risiko der Scheinselbständigkeit.

Wie kann man das französische Arbeitsrecht einhalten und gleichzeitig die deutsche Unternehmenspolitik umsetzen?

Bei der Einstellung eines französischen Arbeitnehmers planen, scheint es einfacher zu sein, einen Arbeitsvertrag nach französischem Arbeitsrecht anzuwenden, anstatt bei den wesentlichen Vorschriften das deutsche und das französische Recht anwenden zu müssen. Die Faustregel lautet: Die Schutzvorschriften des französischen Arbeitsrecht haben immer vor den deutschen Konzernricthlinien und den deutschen Vorschriften Vorrang.

Hierfür ist die Unterstützung durch eine spezialisierte Anwaltskanzlei, die mit den Besonderheiten des französischen Rechts und der deutschen Kultur vertraut ist, sehr zu empfehlen.

Françoise Berton, französische Rechtsanwältin

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